Процессы и маршруты согласования в 1С:УХ

Процессы и маршруты согласования в 1С:Управление холдингом (УХ) позволяют автоматизировать и ускорить принятие решений по различным документам, таким как заявки на оплату, бюджеты и договоры. Система предоставляет возможность настроить маршруты согласования с учетом специфики компании, определяя этапы, роли участников и их полномочия. В данной статье мы рассмотрим основные аспекты настройки согласования в 1С:УХ, а также возможности их автоматизации.

Шаблон процесса согласования в 1С:УХ

Создание шаблона процесса — это первый шаг при настройке маршрута согласования в 1С:Управление холдингом (1С УХ). Шаблон процесса задает структуру и логику маршрута согласования, определяя, какие этапы должны быть пройдены, кто будет ответственным за каждый этап и какие условия должны быть выполнены для перехода к следующему этапу. В 1С УХ предусмотрены как стандартные шаблоны, так и возможность создания собственных, что позволяет гибко адаптировать процесс согласования под потребности конкретной организации.

Шаблоны процессов размещаются в меню «Процессы и согласования» в разделе «Шаблоны процессов». Для добавления нового шаблона необходимо выполнить несколько шагов:

1. Наименование — при создании шаблона важно указать его наименование, которое должно четко отражать суть процесса. Например, для маршрута согласования заявок на оплату можно использовать название «Маршрут согласования Заявки на оплату».
2. Режим согласования — на этом этапе выбирается тип процесса, который будет использоваться для согласования. Например, может быть выбран режим «Маршрут согласования», который используется для согласования объектов в рамках конфигурации 1С УХ.
3. Маршрут согласования — на следующем шаге необходимо выбрать объект и тип согласуемого документа. Например, это может быть заявка на оплату, договор или бюджет.
4. Процесс подготовки отчетности — данный параметр используется в рамках бюджетирования, где процесс согласования включает несколько этапов подготовки отчетности, соответствующих определенному регламенту.
5. Универсальный процесс — если ни один из предложенных шаблонов не подходит, можно выбрать универсальный процесс, который предоставляет максимальную гибкость в настройке маршрута.

Для настройки процесса согласования с использованием универсального шаблона, необходимо на диаграмму процесса из панели этапов перетянуть нужные блоки и установить между ними связи. Шаблон универсального процесса предоставляет пользователю широкий набор шагов, которые могут быть настроены в зависимости от требований.

В 1С УХ доступны следующие этапы для создания процесса согласования:

1. Согласование — на этом этапе определяется перечень согласующих. Согласующим может быть назначен конкретный пользователь, роль пользователя или расширенная адресация. Важно, что роль пользователя в дальнейшем будет использоваться в матрице адресации для корректного распределения задач.
2. Переход по условию — позволяет задать условие, при котором будет происходить переход к следующим этапам процесса. Условие может зависеть от значений полей документа или других параметров.
3. Объект утвержден — этап, на котором выполняется автоматическое согласование объекта. Этот шаг активируется, если все согласующие приняли решение положительно.
4. Объект отклонен — этап, на котором выполняется автоматическое отклонение объекта, если один или несколько согласующих отклонили его.
5. Вложенный процесс — на данном этапе можно выбрать другой шаблон процесса, который будет включен в текущий маршрут согласования. Это удобно для более сложных процессов, где нужно учесть несколько этапов согласования для разных документов.
6. Обработка — здесь можно добавить произвольный код на языке 1С, который будет выполнен на этапе согласования. Это позволяет настроить дополнительные проверки и действия, не предусмотренные стандартными этапами.
7. Оповещение — на этом этапе можно настроить отправку уведомлений пользователям. Для каждого этапа можно указать получателей и настроить текст сообщения, что важно для информирования участников процесса о статусе документа.
8. Ожидание события — блок, который заставляет процесс ждать наступления определенного события, описанного в условии. Например, это может быть ожидание подтверждения от конкретного пользователя или выполнения внешней задачи.
9. Пауза — позволяет установить задержку на определенное количество часов. Этот этап может быть полезен, если требуется приостановить процесс на определенное время, например, для ожидания ответа или выполнения дополнительных проверок.
10. Переход по выбору — этап, на котором пользователю предоставляется возможность самостоятельно выбрать дальнейший этап маршрута. Это может быть полезно в случаях, когда процесс согласования зависит от дополнительной информации, которая может появиться в процессе работы.

Возможности настройки 1С:УХ позволяют гибко подходить к каждому этапу и создавать процессы, соответствующие специфике работы организации. Аналитические отчеты, например, отчет «Анализ процессов», позволяет анализировать эффективность текущих маршрутов выявлять проблемные области.

Матрица полномочий

Матрица полномочий в 1С:УХ — это инструмент, который позволяет настроить распределение ролей и прав доступа для участников процесса согласования. Правильная настройка матрицы полномочий определяет, кто на каком этапе имеет право принимать решения, утверждать или отклонять документы. Это особенно важно для процессов, где требуется четкое разграничение ответственности среди участников.

Матрица полномочий может быть настроена как из шаблона процесса, так и из меню «Процессы и согласование — Матрица полномочий». Она позволяет задать правила согласования для каждого типа документа и этапа процесса. В шапке формы необходимо выбрать тип объекта (например, заявка на оплату или договор) и сам объект, который будет проходить согласование. В таблице, которая открывается после выбора объекта, указываются организация и ответственный за согласование на каждом этапе. Это позволяет детально настроить, кто будет участвовать в процессе согласования на каждом этапе и какой будет их роль.

В 1С УХ предусмотрены два варианта представления матрицы полномочий: в виде матрицы и в виде списка. В первом случае, все роли и полномочия отображаются в виде сетки, что позволяет наглядно увидеть, кто за что отвечает на каждом этапе согласования. Во втором случае, информация представляется в виде списка, где для каждой роли и этапа указываются конкретные пользователи или группы пользователей, ответственные за принятие решений. Этот подход помогает быстро и точно настроить согласование в зависимости от потребностей организации.

Матрица адресации

Матрица адресации в 1С:УХ позволяет настроить маршрутизацию документов на каждом этапе процесса согласования, определяя, кто и куда должен отправить документы для дальнейшего согласования или утверждения. Это важный элемент системы, так как правильная настройка адресации обеспечивает правильное направление документов к соответствующим пользователям или ролям на каждом шаге маршрута.

Матрица адресации доступна через меню «Процессы и согласование — Матрица адресации». В этой матрице можно указать, какой пользователь или группа пользователей будет ответственна за согласование документа на каждом этапе процесса. Настройка адресации позволяет гибко распределить роли и права доступа, что важно для организации работы в больших компаниях с множеством отделов и уровней согласования.

В 1С УХ для каждого пользователя можно назначить роль, которая будет привязана либо ко всем организациям в целом, либо к отдельной организации. Это дает возможность настроить точную маршрутизацию документов в зависимости от структуры предприятия. Для каждого пользователя можно также задать несколько ролей, что повышает гибкость в управлении процессом согласования. Таким образом, каждый документ будет направляться именно к тем пользователям, которые имеют соответствующие полномочия для его утверждения или отклонения.

Отправка объекта на согласование 

После создания объекта, такого как заявка на оплату или договор, следующий шаг — это отправка его на согласование. В 1С:Управление холдингом существует несколько способов инициировать этот процесс. На форме каждого объекта, доступного для согласования, в командной панели отображаются несколько кнопок, которые обеспечивают управление процессом согласования.

• На согласование — при нажатии на эту кнопку запускается процесс согласования для выбранного объекта. Это инициирует переход документа через все этапы согласования в соответствии с заранее настроенным маршрутом.
• Согласовать — если у пользователя есть достаточные полномочия, он может согласовать объект или выбрать следующий этап маршрута согласования. При этом, по желанию, можно оставить комментарий, который будет виден другим участникам процесса.
• Отменить согласование — эта кнопка позволяет отправить объект на доработку инициатору с указанием причины отклонения. Этот шаг важен для уточнения деталей или исправлений перед повторным запуском согласования.
• Ход согласования — при нажатии на эту кнопку открывается диаграмма процесса, где отображается текущее состояние маршрута согласования. Согласованные этапы выделяются зеленым цветом, а текущий этап, на котором находится документ, отображается синим цветом.
• История согласования — открывает отчет, в котором отображаются все пройденные этапы процесса согласования, что позволяет отслеживать динамику и статус документа на разных этапах.

Ответственный за согласование этапа всегда видит задачи по согласованию объектов на начальном экране 1С:УХ. В зависимости от настроек, пользователи получают уведомления о необходимости согласования, что позволяет им не пропустить важные документы.

Уведомления могут поступать различными способами:

• Внутри системы — на начальном экране 1С:УХ отображаются уведомления о новых задачах по согласованию.
• Через электронную почту — пользователи могут получать уведомления о согласовании на свою электронную почту. Важно, что через почту также можно не только получить уведомление, но и согласовать объект, ответив на письмо.
• Через Telegram — интеграция с Телеграм позволяет получать уведомления с возможностью согласования непосредственно через мессенджер. Кроме того, можно прикрепить файл или настроить отправку внешней печатной формы объекта при отправке на согласование.

Помощник настройки оповещений

Настройка оповещений играет ключевую роль в процессе согласования в 1С:УХ, так как она позволяет эффективно информировать участников процесса о ходе согласования и любых изменениях на каждом этапе. С помощью помощника настройки оповещений можно настроить уведомления для всех участников согласования, включая ответственных пользователей.

Для организации уведомлений по электронной почте или через Telegram нужно настроить событие «Оповещение по этапу «Оповещение»» в категории «Оповещения этапов процесса». Чтобы добавить новую настройку, необходимо выбрать нужное событие и нажать кнопку «Добавить настройку». Это позволяет детально настроить, какие пользователи будут получать уведомления на каждом этапе согласования, а также какие сообщения они будут получать.

В настройках редактируется шаблон оповещения, который определяет содержание и формат сообщения, которое будет отправлено ответственным пользователям. В редакторе шаблона можно создать произвольный текст уведомления, а также использовать параметры, такие как имя документа, этап согласования или другие динамические данные, которые будут автоматически подставляться в сообщение при его отправке.

Согласование внутри системы 1С:УХ

Согласование внутри самой системы 1С:УХ представляет собой стандартный способ работы с документами, позволяющий эффективно отслеживать их статус и этапы согласования. Этот процесс является важной частью документооборота и позволяет пользователям легко следить за ходом согласования без необходимости выходить из системы.

Для начала согласования необходимо открыть объект в 1С:УХ и нажать кнопку «Согласовать», которая расположена в командной панели формы объекта. Эта кнопка доступна также из списка объектов и на начальной странице программы.

После нажатия на кнопку открывается форма согласования, которая разделена на две части:

• Верхняя часть содержит отчет с информацией о предыдущих этапах согласования, включая текущий статус и кто уже участвовал в процессе.
• Нижняя часть предназначена для добавления комментариев и пояснений. Комментарии могут быть оставлены как при согласовании документа, так и в случае его отклонения. Это важная возможность для взаимодействия между участниками процесса, так как она позволяет фиксировать причины согласования или отклонения документа.

Кроме того, в процессе согласования на любом этапе можно добавить дополнительных согласующих, если это необходимо для дальнейшего прохождения документа. Это повышает гибкость процесса, позволяя включать в согласование дополнительные роли или ответственных лиц в зависимости от конкретных условий или изменений в процессе.

Согласование объектов 1С:УХ через систему взаимодействия

1С:УХ предоставляет возможность интеграции процессов согласования с внешними системами через механизм системы взаимодействия. Это позволяет улучшить коммуникацию с внешними участниками, такими как контрагенты, внешние аудиторы или другие организации, которым необходимо участвовать в процессе согласования.

Для того чтобы настроить уведомления пользователей через систему взаимодействия, необходимо выполнить несколько шагов. В карточке пользователя нужно установить галочку «Оповещать через систему взаимодействия», что активирует возможность получения уведомлений о ходе согласования через внешние каналы связи, интегрированные с системой.

Однако для полноценной работы системы взаимодействия необходимо, чтобы она была предварительно настроена. В этом случае система будет отправлять уведомления о процессе согласования внешним участникам, обеспечивая им доступ к необходимой информации и позволяя взаимодействовать с процессом, не выходя из своей рабочей среды.

Согласование по электронной почте в 1С:УХ 

При отправке объекта на согласование через электронную почту, пользователи получают оповещение по электронной почте, в котором содержится вся необходимая информация для принятия решения. Текст письма определяется через шаблон оповещения, который можно настроить в системе, что позволяет детализировать содержание уведомлений в зависимости от типа документа или этапа согласования.

В конце письма будут размещены ссылки для формирования ответа. При нажатии на одну из ссылок формируется текст обратного письма с информацией о принятом решении, что позволяет согласующему быстро и удобно выразить свое согласие или отказ. Состав этих ссылок зависит от этапа согласования, что дает возможность гибко управлять процессом согласования в зависимости от текущих условий.

Для того чтобы получать уведомления на электронную почту и участвовать в процессе согласования, необходимо выполнить несколько шагов:

1. Настроить системную учетную запись, что можно сделать через меню «Администрирование — Органайзер — Настройка системной учетной записи».
2. Указать в карточке пользователя адрес электронной почты.
3. В карточке пользователя активировать опцию «Оповещать по E-mail».

После того как ответное письмо будет отправлено, 1С Управление холдингом автоматически обработает ответ и установит статус объекта в соответствии с принятым решением. Это значительно упрощает процесс согласования и позволяет участникам быстро реагировать на изменения, не заходя в систему.

Согласование через Telegram в 1С:УХ

Интеграция с Telegram представляет собой современный и удобный способ получения уведомлений и согласования объектов в 1С:УХ. Эта функция была доступна начиная с 1С:Управлерние холдингом редакции 3.2 и значительно расширяет возможности взаимодействия между участниками процесса согласования.

При отправке объекта на согласование, пользователи получают уведомление через Telegram-бота. В сообщении будет указана информация по текущему этапу согласования, а также подсказки о возможных следующих шагах. Такой формат уведомлений делает процесс прозрачным и легко доступным, так как участникам не нужно заходить в систему для получения информации и принятия решения.

В Telegram также есть возможность прикрепления файлов, необходимых для принятия решения. Существует два способа прикрепления файлов:

1. Выбор внешней печатной формы в настройке оповещения, что позволяет отправить сформированную печатную форму документа в формате PDF.
2. Прикрепление произвольного файла, который может быть связан с объектом согласования и передан вместе с уведомлением.

Таким образом, интеграция с Telegram в 1С:УХ предоставляет удобный и быстрый способ уведомлений и согласования, особенно для тех участников, которые предпочитают использовать мессенджеры для получения информации и взаимодействия с процессами компании.

Возможные ошибки настройки согласования

При настройке процесса согласования в 1С:УХ могут возникать различные ошибки, которые могут повлиять на нормальную работу системы. В этом разделе мы рассмотрим одну из типичных проблем и способы ее устранения, чтобы избежать сбоев в работе процесса согласования.

Одна из распространенных ошибок, с которой могут столкнуться пользователи при настройке интеграции с Telegram, связана с отсутствием обязательных полей в профиле пользователя. Ошибка возникает, если у пользователя в Telegram не заполнено поле Фамилия (last_name), а аналогичная проблема возникает, если не заполнено поле Имя (first_name).

В случае отсутствия этих данных, фоновое задание завершится с ошибкой, и процесс согласования через Telegram не будет работать корректно. Система не сможет корректно сопоставить пользователя в 1С УХ с его профилем в Telegram, что приведет к сбоям в процессе.

Как исправить ошибку:

1. Перейдите в профиль пользователя в Telegram и убедитесь, что в полях Имя (first_name) и Фамилия (last_name) указаны корректные данные.
2. После внесения изменений в профиль пользователя в Telegram, перезапустите процесс согласования. Система должна корректно идентифицировать пользователя и продолжить процесс.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели основные аспекты настройки и использования процессов согласования в 1С:Управление холдингом. Важно правильно настроить все элементы, чтобы процесс согласования был максимально эффективным и соответствовал потребностям вашей организации.

Использование данной подсистемы позволяет эффективно организовать процесс согласования не только внутри компании, но и с внешними контрагентами, что делает весь процесс согласования более прозрачным, оперативным и удобным для всех участников.

Если вам требуется помощь с настройкой процессов и маршрутов согласования в 1С:УХ, обращайтесь к специалистам компании «Первый Бит» – эксперты помогут вам настроить систему быстро и качественно.