Переход на УПД с 2026 года

С 01.01.2026 г. при использовании ЭДО с контрагентами организации не смогут использовать электронные товарные накладные (ТОРГ-12) и акты выполненных работ. Вместо них они должны будут формировать электронный УПД формата 5.03, объединяющий функции отгрузки, акта и счета-фактуры.

Переход на УПД и отмена накладных и актов

На данный момент организации работают с разными документами — накладными, актами, счетами-фактурами, прежними формами УПД. Сведения в них зачастую не совпадают, а сами документы не распознаются системами. Через новый формат будут объединены все документы в одну структуру, которая будет понятна для всех участников ЭДО.

Единые поля и структура документа дают возможность сервисам по бухгалтерии и компьютерным программам автоматически указывать необходимые сведения в строках. В этой связи ошибок будет меньше, скорость работы с документом — выше. При переходе на единый стандарт ИФНС сможет быстрее сверять показатели выручки и НДС, а также операции между налогоплательщиками, что уменьшит риск разрывов в налоговых декларациях и возникновения конфликтов при проверках. Также УПД будет электронным, не требующим печати и хранения в бумажном виде. Документ будет подписываться УКЭП и храниться в электронном архиве.

До ввода корректировок многие хозяйствующие субъекты работали с таким документами:

• при передаче товаров — товарная накладная по форме ТОРГ-12;
• при выполнении работ (оказании услуг) — акт выполненных работ (оказанных услуг);
• для плательщиков НДС — обязательное оформление счета-фактуры.

После 31.12.2025 г. формы документов, регламентированные Приказами ФНС от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/551@ (товарная накладная) и № ММВ-7-10/552@ (акт выполненных работ) перестанут применяться для обмена через ЭДО.

Формат УПД

До апреля 2025 года субъекты могли использовать УПД прежних форматов — 5.01 или 5.02. Однако с 01.04.2025 г. начал применяться новый формат — 5.0, введенный Приказом ФНС от 19.12.2023 г. № ЕД-7-26/970@, который должны использовать все участники ЭДО.

В УПД 5.03 обязательно заполняются такие графы:

• номер и дата документа;
• сведения о продавце и клиенте (ИНН, КПП, название, адрес);
• описание товаров или услуг — количество, единица измерения, цена и сумма, ставка и размер НДС;
• подписи сторон — (УКЭП в электронном документе).

В новом формате документа по сравнению со старыми добавили графы для маркированных и прослеживаемых товаров, уточнили реквизиты по ставкам НДС и единицам измерения, убрали дублирующие элементы, в связи с чем документ стал совместимым со всеми операторами ЭДО.

УПД формата 5.03 можно использовать уже сейчас, не ожидая наступления 01.01.2026 г. Переход на него установлен Приказами ФНС:

• от 19.12.2023 г. № ЕД-7-26/971@ — в части утверждения нового формата УПД и счета-фактуры;
• от 20.01.2025 г. № ЕД-7-26/28@ — в части отмены прежних форматов электронной товарной накладной и акта.

УПД в НК РФ

В НК РФ отсутствует прямое указание на УПД, но правила его использования обозначены в разъяснениях ФНС и сопутствующей нормативно-правовой документации:

• Для целей НДС

УПД со статусом «1» применяется так же, как и счет-фактура — указывается в книгах покупок и продаж. Налоговый вычет по НДС заявляется на основе УПД, когда выполняются требования гл. 21 НК РФ.

• Для налога на прибыль

Дата признания доходов и расходов устанавливается по сведениям из УПД. Для продавца — это дата передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг, а для клиента — момент их получения постановки на учет.

• По товарам особых категорий

Когда организация ведет деятельность с прослеживаемыми или маркированными товарами, электронное формирование УПД обязательно.

Отражение разных операций в одном УПД

Переход на УПД не меняет сущности хозяйственных операций — изменяется лишь форма их фиксации. УПД формата 5.03 дает возможность отражать любые операции — поставки товаров, выполнение работ или оказание услуг:

• При отгрузке товаров продавец формирует УПД как электронную накладную и счет-фактуру одновременно. В нем указывают название и артикул товара, его количество и единицу измерения, цену за единицу и общую сумму, а также ставку и размер НДС.
• При выполнении работ или оказании услуг продавец формирует УПД как акт выполненных работ и счет-фактуру. В нем указывается описание услуги, к примеру, аудиторская проверка или обслуживание оборудования, а также период оказания услуги, объем в часах или иных единицах, цена и ставка НДС, дата окончания работ.
• При отгрузке товаров и выполнении работ поставщик оформляет один УПД, указывая обе операции в одном документе. Такой подход удобен для интегрированных сделок, в которых товар и услугу невозможно разделить. К примеру, когда поставщик продает генератор и устанавливает его, клиент подписывает один документ, подтверждая при этом одновременно и поставку генератора, и его монтаж.

Подготовка к переходу на УПД

К переходу на УПД нужно подготовиться заранее.

Изначально нужно произвести организационную подготовку — бухгалтерия осуществляет инвентаризацию документооборота, описывает используемые первичные документы и поступающие от контрагентов формы. Отдельно нужно отследить, какие операции проводятся только по ЭДО, а для каких формируется бумажная документация.

Необходимо сформировать реестр форм первичной документации в виде таблицы, указав в ней тип документов, как и когда используется, как направляется и поступает в компанию, кто из сотрудников работает с ними и отвечает за этот процесс.

Кроме того, желательно осуществить аудит контрагентов с разделением их на три группы — уже работают с УПД, готовы на него перейти или не готовы. По последней группе нужно продумать альтернативный вариант (бумажная документация или бумажная вместе с неформализованной электронной документацией) и срок возврата к решению вопроса о переходе на УПД.

Зафиксировать дату, с которой УПД применяется в организации, к примеру, «с 01.12.2025 г. все новые сделки проводятся только с применением УПД 5.03». Необходимо назначить ответственных сотрудников:

• в бухгалтерии — за содержание документа;
• в отделе IT — за решение технических моментов;
• в юротделе — за разработку шаблонов и договорных формулировок.

Также нужно произвести техническую подготовку — убедиться в том, что программа по бухучету и ЭДО смогут корректно обрабатывать УПД формата 5.03, то есть сформируют, подпишут, отправят, примут и архивируют документ.

При необходимости нужно установить актуальные релизы, добавить новые реквизиты (маркировка, прослеживаемость, детализация НДС), а также обновить печатные и экспортируемые формы.

Нужно выбрать 3-5 партнеров и осуществить с ними пробный обмен УПД — сформировать исходящий документ по товарам, услугам и комбинированной сделке. Нужно проверить корректность подписей, статусы доставки и подписания, автозаполнение книг покупок и продаж, бухгалтерские корреспонденции счетов.

Также необходимо подготовить инструкции по работе с УПД и обучить ответственных работников.

Обязательный ЭДО

Для многих организаций переход на ЭДО пока не обязателен, но есть некоторые ситуации, при которых непременно нужно использовать электронную документацию. Также при множестве операций ЭДО позволяет компании сэкономить время и ресурсы, упростить взаимодействие с контрагентами и госорганами.

Обязательное применение ЭДО:

• Работа с маркированными товарами. Организации, производящие и продающие маркированные товары, должны направлять информацию в «Честный ЗНАК». Это можно сделать через оператора ЭДО, тем самым позволяя госорганам отслеживать движение каждой единицы товара от изготовителя до конечного потребителя.
• Прослеживаемость импортной и технической продукции. Для прослеживаемых товаров (ПК, холодильников, телевизоров и др.) необходимо оформлять электронную документацию. Посредством ЭДО сведения направляются в ИФНС, и налоговики контролируют движение товара от импорта до реализации. Исключение при этом — при реализации физлицам, самозанятым и при экспорте.
• Грузоперевозки. С сентября 2026 года запланирован полный переход транспортной сферы деятельности на ЭДО. Накладные, путевые листы и акты потребуется формировать только в электронном формате. Исключения будут, но лишь в определенных случаях по решению Минтранса. Ввод ЭДО даст возможность упростить контроль грузопотоков и убрать дублирование сведений в бумажной и электронной документации.
• Госзакупки и электронные торги. При участии в госзакупках и торгах ЭДО обязателен. Контракты, акты и счета-фактуры направляют в электронном формате через специальные площадки в целях ускорения процесса заключения контрактов и усиления прозрачности производимых расчетов.
• Взаимодействие с госорганами. Направлять некоторые отчетные формы (декларации, расчеты, статотчеты) в СФР, ФНС, Росстат и иные госорганы требуется только в электронном формате. Это необходимо для обеспечения своевременной передачи информации и снижения рисков ошибок, возникающих при ручном вводе сведений.
• Бюджетные и муниципальные учреждения. Для государственных учреждений переход на ЭДО уже введен на основании нормативно-правовой документации. Они должны формировать и направлять электронную документацию, в т.ч. счета, акты и накладные. Такой подход направлен на то, чтобы сократить бумажный документооборот и повысить контроль над расходованием бюджетных средств.

Как выбрать оператора для ЭДО

При выборе оператора, через которого будет проводиться ЭДО, нужно убедиться в том, что:

• у него имеется поддержка УПД формата 5.03;
• ЭДО совместим с используемой бухпрограммой, что дает возможность создавать УПД в самой системе без ручного ввода информации;
• имеется поддержка УКЭП, возможность подписывать документацию с разных технических устройств, к примеру, мобильного телефона или планшета;
• архив можно хранить не меньше 4-х лет.

Также нужно наладить процесс работы с документацией по ЭДО. Чтобы ИФНС без проблем принимала УПД, необходимо прописать, кто и на каком шаге несет ответственность за формирование, подписание, проверку и хранение документации:

• Формирование — поставщик создает УПД в бухгалтерской программе, указывает сведения по сделке (название продукции или услуги, суммы и НДС).
• Подписание — документация подписывается УКЭП ответственного сотрудника и направляется клиенту через ЭДО.
• Проверка — клиент получает УПД, проверяет сведения и утверждает документ электронной подписью или возвращает поставщику для корректировки.
• Хранение — после подписания УКЭП документация поступает в электронный архив с фиксацией даты, номера, подписи и статуса.

Налоговые последствия перехода на УПД

При переходе на УПД предусмотрены такие моменты:

1. Расчет и возмещение НДС

Поскольку в УПД объединены функции первичной учетной документации и счета-фактуры, его используют как основание для вычета НДС и признания затрат. Обновление законодательства — вычет по НДС можно будет заявлять на основании только одного УПД (раньше необходимы были и счет-фактура, и акт либо накладная).

Во избежание споров при проверке необходимо соблюдать такие условия:

• формировать УПД по формату 5.03;
• указывать обязательные реквизиты — номер, дату, сведения о поставщике и клиенте, сумму, ставку и размер НДС, подписи сторон;
• получать и фиксировать УПД в учете в налоговом периоде, в котором заявляется вычет.
2. Подтверждение доходов

УПД применяется как первичный документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни и дающий основание, чтобы включать затраты в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

3. Учет в переходный период

В 2025 году организации могут применять старые форматы документации, однако необходимо фиксировать дату их выставления и получения.

Особые моменты перехода на УПД

При переходе на УПД нужно учесть такие моменты:

1. После 2026 года можно будет работать с бумажной документацией (актами и накладными). Корректировки законодательства касаются лишь компаний, обменивающихся электронной документацией через операторов ЭДО. Именно для них прежние электронные форматы указанных документов не будут применяться.
2. Когда контрагент не готов перейти на УПД, компания может временно перейти на обмен бумажными документами. Однако с 01.01.2026 г. в ЭДО прежние форматы накладных и актов, а также неформализованную документацию без подтверждения оригиналами в бумажном виде применять будет запрещено. Когда партнер не готов перейти на УПД, безопаснее будет формировать документацию на бумажном носителе во избежание претензий от ИФНС. Желательно заранее оповестить контрагентов о переходе на УПД и осуществить тестовый обмен с ними, чтобы убедиться, что все участники смогут перейти на новый формат работы.
3. Если документы оформлены до 2026 года, их не нужно переоформлять. Они сохранят юридическую силу и потребуют переподписания либо переформирования. То есть, если документ сформирован и подписан до 2026 года, он является действительным. Если он сформирован до 2026 года, а подписан уже после начала 2026 года, ИФНС может посчитать его некорректным.
4. Ответственность за несвоевременный переход на УПД отсутствует. Однако последствия все же могут быть — ИФНС может отказать в вычете НДС. Когда документ сформирован по прежнему формату, расходы по нему могут не признать при проверке. Также налоговики могут доначислить штрафные санкции за некорректное формирование первичной документации. То есть, при продолжении обмена через ЭДО документами по прежним форматам ИФНС не признает их действительными. В этой связи целесообразно заранее подготовиться к переходу на УПД, чтобы к 2026 году документооборот компании соответствовал обновленным требованиям.