Как выбрать приложение для автоматизации торговых представителей: чек-лист, ошибки, список функций

Выездные (они же полевые) сотрудники – мерчендайзеры, торговые агенты, торговые или медицинские представители – работают с точками. В зависимости от специфики бизнеса они должны посещать 10-15 ТТ в день с задачами: формирование заказов, контроль дебиторской задолженности, презентация товаров, выкладка и работа с полкой, снятие остатков.

Формат, когда с утра полевой сотрудник получал список документов, затем ездил по точкам, а в конце дня заполнял сведения, изжил себя: сложно контролировать торговых, уходит время на «бумажную работу», тяжело сводить данные, отслеживать эффективность, планировать маршруты и выставлять KPI. Появились приложения для автоматизации торговых представителей вроде GROTEM / Agent или других. Программы для мерчандайзеров, торговых агентов и полевых сотрудников нужны:

• супервайзерам – контроль местонахождения торговых, создание и редактирование торговых точек / номенклатурных позиций, анкетирование, отчеты по визитам, план / факт, история передвижений и т.д.;
• руководителям отдела продаж – планы и KPI, анализ конкурентов, повышение продаж, увеличение эффективности работы команды.

Приложения для автоматизации торговых представителей используют в FMCG, B2B, Pharma, Non-food, BTL. Программы подходят для команды аудиторов (тайных покупателей).

Как выбрать приложение для торговых представителей: список функций

Софт могут продавать по подписке (цена в месяц за аренду лицензии). Возможна покупка лицензии (единовременный платеж).

Но как выбрать приложение для торговых представителей с интеграцией 1С или другими учетными системами, чтобы не переплачивать за ненужный функционал, но получить эффективный инструмент для контроля полевых сотрудников и работы с торговыми точками. Основные опции, которые должны быть в программном обеспечении.

Планирование визитов – как повысить эффективность работы с точками на 30-40%

Эффективность работы с торговыми точками падает, если:

• визиты не планируются;
• посещения планируются, но не контролируются;
• визиты планируются на месяц, но не на день;
• посещения планируются, но не отслеживается их эффективность.

Внедрение приложения GROTEM / Agent или других поставщиков повышает эффективность работы с точками на 30-40% (реальные кейсы). Не будет ситуации, когда кого-то из клиентов забыли, торгового представителя недозагрузили.

Построение маршрутов – как сэкономить на топливе, повысив эффективность работы команды

Неоптимальные маршруты торговых представителей (агентов) приводят к тому, что:

• визитов в день мало;
• деньги на ГСМ расходуются целесообразно (компенсация бензина).

Сколько можно сэкономить, просто перестроив маршруты торговых? До 45% на ГСМ (кейс GROTEM / Agent). В Москве торговый представитель должен посетить 17 точек. До оптимизации маршрута:

• продолжительность рабочего дня – 8 часов 25 минут;
• длина – 39 885 м.

После оптимизации:

• продолжительность рабочего дня – 7 часов 37 минут (экономия 10%);
• длина маршрута – 16 702 м (экономия 58%).

Количество точек осталось тем же. Оптимизация маршрута произошла за счет изменения порядка посещения (с учетом плана визитов и времени). Сотрудник передвигался на автомобиле.

SFA (Sales Force Automation) полевых и выездных сотрудников позволяет оптимизировать маршруты команды и тем самым сэкономить 45% на топливе (компенсации ГСМ), 40-43% на времени в пути и 10-15% на общем времени. Т.е. торговые представители смогут посещать больше точек при снижении затрат на ГСМ.

Работа с клиентской базой – как искать новые точки и улучшать показатели по текущим

Торговые представители работают не только с текущими (активными) точками. Нужно проводить конкурентную разведку и искать новые (потенциальные) + отслеживать данные по неактуальным.

Важно, чтобы клиентская база была доступна выездному сотруднику в мобильном приложении в пару кликов.

Приложения для автоматизации работы полевого персонала поддерживают опции:

• создание торговых точек (контакты, название, фото, координаты);
• отчеты по ТТ и статусы;
• настройка параметров торговой точки для сбора информации;
• формирование списка регионов и территорий для работы.

Визиты – как следить за SKU и выездным персоналом

До появления приложений и систем автоматизации торговые представители тратили время на заполнение бумажных анкет и документов с отчетами по точкам. Супервайзеры собирали данные и анализировали.

Благодаря Sales Force Automation количество «бумажной работы» сводится к нулю, но при этом и у выездному персоналу, и у супервайзеру данные доступны в пару кликов.

На визиты ставят разные задачи (онлайн и в режиме реального времени делать это могут не только супервайзеры, но и полевые сотрудники):

• сфотографировать выкладку конкурентов;
• снять акционные ценники;
• забрать документы и так далее.

Анкеты должны быть гибкими (т.е. содержать список предустановленных вопросов + предоставлять возможность настройки под конкретные торговые точки). Типовые вопросы по номенклатуре – доступность, остатки, промо, наличие на складе, цена, наценка, фейсинг.

Отчеты позволяют супервайзеру:

• отслеживать изменения товара в торговых точках;
• видеть остатки;
• мониторить процент полочного пространства (фейсинг).

В конечном счете – видеть эффективность работы с торговыми точками и строить планы на будущий месяц или квартал.

Специалистам GROTEM / Agent известны случаи, когда анкета торгового представителя состояла из 1 500 вопросов. Естественно, важно понимать: ТП на точке должен в первую очередь работать с клиентом, а не тратить 40 минут рабочего времени на внесение данных в анкету (пускай и онлайн).

Инкассация – как полевым сотрудникам принимать деньги и контролировать задолженности

Инкассация, контроль дебиторской задолженности и финансовой стабильности партнера – одна из обязанностей торгового представителя (sales representative, сэлзрэпа).

Компании стараются уходить от практики, когда торговые представители занимаются инкассацией. Работы с деньгами (особенно чужими) – это всегда риски.

SFA (Sales Force Automation) полевых и выездных сотрудников позволяют:

• отображать дебиторскую задолженность и задачи по инкассации в мобильном приложении торгового представителя – на уровне полевого сотрудника;
• получать отчеты и видеть суммы инкассации в разрезе торговых точек и торговых представителей, видеть нераспределенную инкассацию – на уровне супервайзера, руководителя отдела продаж.

Приложения для торговых представителей должны включать возможность использования инкассаций и дебиторской задолженности (с доступом к инкассации в мобильном приложении) и возможностью и настройки доступа к инкассации в настройках статусов торговых точек.

Анкеты и чек-листы – как отслеживать заполнение полок

Важно, чтобы программы для автоматизации торговых представителей поддерживали возможность «кросс-контроля» визитов и работы на торговых точках. Это достигается в том числе и с помощью анкет и чек-листов. Они позволяют:

• отслеживать изменения на торговых точках;
• проверять, действительно ли выездной сотрудник посещал ТТ в соответствии с планом.

Идеально, чтобы приложение поддерживало работу с анкетами:

• по торговой точке – контакты, статус, партнеры, контрагенты;
• по SKU – доступность, остатки, наличие на складе, цена, наценка.

Анкеты и чек-листы должны иметь гибкие настройки:

• заполнение только на определенных точках – супермаркеты, гипермаркеты, магазины у дома, ларьки;
• заполнение по графику – бессрочно по дням недели, ежедневно на период промо-акции;
• отбор вопросов по номенклатуре и брендам – открытые, закрытые, с выбором из списка, с фото (снимком), с проставлением галочки (да / нет) и другие.

К примеру, в настройках приложения для контроля выездных сотрудников может автоматически стоять настройка, которая подразумевает загрузку фото полки в формате «здесь и сейчас». Без нее нельзя отправить анкету и, соответственно, закрыть задачу (визит). Загрузить фото, сделанное 2 недели назад, из галереи не получится. Подобные опции позволяют решить сразу 2 задачи: и проконтролировать визит (убедиться в том, что сотрудник был на точке), и получить нужные сведения (полки, фейсинг, ценники и т.д.).

Интеграции – что делать, если нужны 1С, BI, системы распознавания товара на полках

Обычно уточняют возможность интеграции SFA (Sales Force Automation) с 1С или другими учетными системами.

Но на самом деле вариантов, как повысить эффективность работы торговыми точками точками с помощью интеграций, гораздо больше. Итак, приложения для торговых представителей, мерчендайзеров, торговых агентов могут поддерживать интеграции с:

1. 1С и другими учетными системами (Navision, Axapta, Турбо 9) – электронные товарные накладные, создание заказов, контроль товарных остатков, отслеживание цен и другие. Часто бизнесу нужна интеграция мобильных приложений выездных сотрудников с 1С:Торговля и Склад, 1С:Управление торговлей и др. Поскольку на рынке России достаточно высокая доля бизнесов с 1С, то для интеграции с ней разработчики ПО могут предусмотреть типовые механизмы обмена. Для интеграции с другими учетными системами используют API.
2. Системами бизнес-анализа и визуализации данных (BI) – построение таблиц, диаграмм, графиков, схем и т.д. в рамках Business intelligence. Интеграция с BI-системами вроде Power BI, Yandex Datalens, QlikView, Klipfolio, BIPLANE24, AlmazBI, Modus или другими позволяет анализировать большой объем данных из разных источников. BI-системы для сбора, анализа, визуализации данных и составление отчетов помогают находить точки роста, корректировать работу с ТТ, обнаруживать негативные тенденции. Главное – экономят время на анализ данных и составление наглядных отчетов.
3. Системами распознавания товаров на полке (Shelf Recognition) – сверять в пару кликов фактическую и плановую выкладку, контролировать выкладку, следить за площадью на полке, контролировать ассортимент, проверять планограммы. Искусственный интеллект (нейросети), интегрированный в приложения для работы выездных сотрудников, позволяет получать объективную и актуальную информацию о товарах на полках в онлайн-режиме.

Важно, чтобы вендор был готов разрабатывать интеграции не только с 1С и BI, но и с другими системами под задачи конкретного заказчика.

К примеру, доступ к остаткам товаров на складе через интеграцию со складской системой позволяет избежать кучи лишних действий. Бизнес экономит время и ресурсы.

Как выбрать вендора (поставщика, разработчика) программы для контроля выездного персонала

Программы автоматизации работы полевых сотрудников, которые доступны на рынке, имеют схожий функционал. Общая схема подразумевает наличие ЦУП (доступ к нему у супервайзеров, руководителей отделов продаж) и мобильного приложения / нескольких приложений (смартфоны выдаются торговым представителям, мерчендайзерам, торговым агентам, медицинским представителям и т.д.).

Цена аренды лицензии (подписки) начинается от 700 руб. за 1 рабочее место полевого сотрудника и от 1 050 руб. за офисную лицензию. Чтобы сэкономить, можно оплатить аренду сразу на 12 месяцев. В таком случае стоимость в месяц будет ниже. Но выбирать вендора приложения для контроля выездных сотрудников только по цене не стоит.

Важно обратить внимание, чтобы:

1. Вендор предоставлял приоритетную поддержку. Особенно актуально для бизнесов со штатом торговых представителей больше десятка.
2. Вендор был готов дорабатывать систему. К примеру, чтобы внедрение дополнительного отчета или инструмента работы не стало серьезной проблемой, для решения которой нужно нанимать штат программистов или искать подрядчика (что долго и достаточно дорого). Всегда проще заказать доработки у вендора, который знает специфику проекта, чем нанимать программистов, которым нужно время на изучение продукта, программного кода, возможности интеграций и т.д.
3. Вендор предоставлял выбор, где развернуть систему: в контуре заказчика или на своем облаке. Данные, связанные с клиентской базой, часто чувствительны для бизнеса, поэтому стоит позаботиться о способах их защиты и разных вариантах установки.
4. Вендор сопровождал процесс внедрения программы контроля мобильного персонала. Как правило, переход бизнеса на новое ПО сопровождается рядом организационных сложностей (а в некоторых случаях – и откровенным саботажем сотрудников). Именно по этой причине важно, чтобы специалисты выставили начальные настройки (анкеты для сбора информации с полей, отчеты, первоначальные данные по торговым точкам и номенклатуре) и обучили полевой персонал, офисных сотрудников и супервайзеров. Возможно предоставление пошаговых видеоинструкций и сопровождение первых выездов торговых представителей.

Приложение для автоматизации торговых представителей (мобильный софт для выездного сотрудника и ЦУП – рабочее место для офисного) используют как эффективный инструмент контроля полевого персонала. Но разработчики предлагают решения, которые позволяют сделать гораздо больше: оптимизировать расходы на ГСМ, улучшить работы с территорией и торговыми точками, сэкономить время на аналитике и отчетах.

Если вы хотите проверить решение без затрат, выбирайте разработчиков (например, GROTEM), которые готовы предоставить бесплатный период для тестирования решения в реальной работе.