Описание
Учёт в «Фитофарм» вёлся в разных системах: оперативный – в отраслевом ПО стороннего вендора, регламентированный – в «1С:Бухгалтерия КОРП», управленческий – в отдельной базе. Данные загружались вручную, остатки по аптекам собирали в Excel.
Бухгалтерские документы отражали общие суммы по структурной единице – детализации до каждой аптеки не было. Бизнес не видел, сколько заработала и потратила конкретная точка, и не мог оперативно оценить её рентабельность.
Бюджеты движения денежных средств формировались в Excel – собрать консолидированный бюджет по сети и скорректировать его было сложно.
Согласование платежей шло по электронной почте, без маршрутизации по статьям расходов и ЦФО. Онлайн-контроля лимитов при создании заявок не было – это создавало риск нецелевого расходования и кассовых разрывов.
Открытие новой аптеки требовало ручных операций в разных системах: заполнить реквизиты, настроить обмен, создать задачи для служб. Это замедляло развитие сети.
Для автоматизации «Фитофарм» обратилась в «Первый Бит», офис Краснодар ул. Кожевенная, уже имевший опыт построения казначейства в розничных сетях с территориально распределённой структурой. За основу взяли связку «1С:Бухгалтерия КОРП» и модуль «БИТ.Финанс» – он позволяет достроить управленческий контур и казначейство поверх бухгалтерской базы. Проект занял начался в июле 2023 и завершился в феврале 2026 года.
Как решали
Рабочее место казначея. В типовом «Рабочем месте казначея» данные детализировались до каждого расчётного счёта – при множестве счетов это создавало информационную избыточность. Изменили логику: группировка сначала по банкам (на уровне БИК), потом по статьям оборотов. Финансовая служба видит консолидированную позицию по каждому банку-партнёру, а детализация до счетов – при необходимости.
Заявки на оплату. В аптечном ритейле есть регулярные платежи (аренда, лизинг) и распределённые выплаты (зарплата по десяткам аптек). Реализовали два сценария: для регулярных – заявки на основе заранее сформированных платёжных поручений; для распределённых – работа с табличными частями. Детализация по подразделениям сохранилась, а трудозатраты не выросли. Внедрили Telegram-бота для оперативного согласования заявок и контроля лимитов в режиме онлайн.
Привязка поступлений к аптекам. Безналичная оплата проходит через мерчанты, закреплённые за точками. Настроили правила загрузки из отраслевой системы: подразделение определяется по мерчанту при поступлении выписки. Выручка распределяется по аптекам автоматически – без ручной разноски.
Сверка контуров. Разработали отчет «Движение денежных средств»: он сопоставляет остатки по регламентированному и управленческому учёту и выделяет расхождения цветом. Время на сверку сократилось, ошибки выявляются оперативно.
Новые аптеки. При создании новой точки в операционной системе автоматически генерируются задачи для настройки финансового учёта.
Уникальность проекта заключается в подходе к решению специфических задач многопрофильного аптечного холдинга. Разработанные решения учитывают отраслевую специфику: высокую транзакционную нагрузку, необходимость детализации до уровня каждой торговой точки и потребность в оперативной консолидации данных.
